Coraz większą popularność w naszym kraju zdobywają wirtualne biura, które w obliczu coraz głębszej cyfryzacji wielu gałęzi biznesu, stają się najlepszym rozwiązaniem dla ludzi chcących rozpocząć działalność gospodarczą przy najniższych kosztach potrzebnych do prowadzenia interesu. Do pomysłu przekonują się także przedsiębiorcy z doświadczeniem, którzy widzą w nich możliwość wymiernego obniżenia comiesięcznych kosztów utrzymania firmy.
To również dobre rozwiązanie dla freelancerów, copywriterów, headhunterów, osób wykonujących stale pracę zdalną oraz przedsiębiorców mieszkających za granicą, którzy chcą posiadać polski adres przedsiębiorstwa. A jak pokazuje coraz dłuższa obecność takich miejsc na rynku, sprawdzają się one także w przypadku tzw. start-upów, początkujących kancelarii, sklepów internetowych, agencji marketingowych, ale także firm szkoleniowych lub rekrutacyjnych. Eksperci wskazują, że takie rozwiązanie może być przyszłością, zwłaszcza dla drobnego i średniej wielkości biznesu na całym świecie.
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro (ang. Virtual Office), określane też jako e-biuro (ang. e-office) to usługa, która polega ja outsourcingu obsługi biurowej bez konieczności faktycznej (tzn. fizycznej) obecności firmy w danym miejscu. Choć w Polsce nadal to raczej ciekawostka, a sama idea dopiero do zdobywa należne jej miejsce w tutejszym biznesie, to jednak z perspektywy świata zachodniego, jest to rozwiązanie stosowane od wielu lat. Pierwsze wirtualne biuro zaczęło działać w Stanach Zjednoczonych już 1995 r.
Pionierską firmę świadczącą tego rodzaju zlecenia założył Ralph Gregory - warto też wspomnieć, że przedsiębiorstwo działa do dnia dzisiejszego, co może być najlepszym dowodem na to, że jego śmiały jak na tamte czasy pomysł, był przysłowiowym strzałem w dziesiątkę.
Podstawową usługą, jaką oferują wirtualne biura jest adres do zarejestrowania przedsiębiorstwa lub do umieszczenia na materiałach reklamowych/promocyjnych. Jednakże zakres świadczonych usług może być o wiele szerszy, niż trzy wymienione wyżej elementy. Firmy działające w tej branży zapewniają również, m. in.:
- indywidualne numery telefoniczne,
- obsługę bieżącej korespondencji (w tym także skrzynki e-mail);
- skrytkę pocztową;
- odbiór telefonów i faksów;
- wyrabianie elementów identyfikacji wizualnej (pieczątki, wizytówki etc.);
- przechowywanie dokumentów związanych z działalnością naszej firmy;
- obsługę prawną i księgową (ew. wsparcie księgowe lub prawne, czasem także informatyczne);
- założenie rachunku firmowego;
- wynajem przestrzeni biurowej na spotkania biznesowe;
- wynajem biurek.
Zalety wirtualnego biura
Specjaliści zwracają uwagę na dużą uniwersalność idei wirtualnych biur. Wśród zalet takiego rozwiązania wymienia się przede wszystkim:
- dzięki usłudze wirtualnego biura nie jesteśmy zmuszeni do wynajmowania coraz droższych przestrzeni biurowych, które w wielu przypadkach są generatorem największych comiesięcznych wydatków firm.
- osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą otrzymują alternatywę do rejestracji przedsiębiorstwa pod adresem domowym. Z jednej strony nie każdy ma ochotę rejestrować firmę tak, gdzie na co dzień zamieszkuje, z drugiej strony, coraz więcej osób mieszka lokalach wynajmowanych, co bez zgody właściciela nieruchomości wyklucza zarejestrowanie tam swego biznesu.
- wirtualne biuro to idealne rozwiązanie dla tzw. wolnych strzelców, którym zaoszczędzi zarówno pieniądze, czas i multum zbędnych formalności.
- adresy oferowane przez wirtualne biura to częstokroć prestiżowe ulice w centrach wielkich miast, w znanych wszystkim biurowcach, co dodatkowo wzmacnia prestiż naszej firmy oraz stawia ją wysoko w oczach potencjalnych partnerów biznesowych.
- Warto sprawdzić wirtualne biuro Nowogrodzka, które dzięki elastycznym cennikom może zaspokoić potrzeby każdego freelancera.
