Dobra organizacja dokumentów pozwala na również na odpowiednia organizację pracy. Archiwizacja danych i dokumentów pozwala na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie, co oczywiście wpływa bardzo pozytywnie na wydajność pracy.
Jest wiele firm oferujących przechowywanie dokumentów oraz ich segregowanie. Bardzo ciekawą propozycją jest tworzenie archiwum. Archiwum dokumentów ułatwia wykonywacie codziennych obowiązków i sprawia, że praca staje się znacznie łatwiejsza. Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów w firmie – czyli co?
Archiwizowanie dokumentów to czynność mająca na celu segregację dokumentów w celu usprawnienia pracy. Archiwizowanie to skanowanie dokumentów i przenoszenie ich np. na dysk zewnętrzny, komputer czy inne urządzenie. Dzięki temu zyskujemy z jednej strony bezpieczeństwo – w razie sytuacji, kiedy dokumenty papierowe uległyby zniszczeniu, a z drugiej strony wygodę – mamy wszystkie dokumenty pod ręką. Wystarczy kilka kliknięć myszką, a można znaleźć interesujący nas dokument – bez szperania w segregatorach i tracenia czasu, który można poświęcić na inne, ważniejsze rzeczy.
Klasyfikacja dokumentów
Firmy zajmujące się porządkowaniem dokumentów (archiwum medyczne, prawnicze, nieruchomości i inne) często używają specjalnych systemów oznaczań, dzięki którym odnalezienie dokumentu staje się bardzo proste. Najczęściej stosuje się metodę klasyfikacji z wykorzystaniem liter alfabetu. Litera „A” oznacza np. dokumenty, które posiadają wartość historyczną i absolutnie nigdy nie należy ich niszczyć. Symbolem „B” natomiast oznacza się dokumentację niearchiwalną, a z kolei dokumentacja „B” z liczbą oznacza, że dokument należy przechowywać przez określona liczbę lat.
Archiwizowanie zapewnia lepszy obieg dokumentów w firmie i lepszą organizację pracy. Jeszcze kilkanaście lat temu archiwa tworzone były wyłącznie w formie papierowej. Dziś dzięki innowacyjnej technologii archiwa często prowadzone są w formie cyfrowej.
Zalety dobrej organizacji dokumentacyjnej
Po pierwsze, oszczędność czasu – nie trzeba spędzać często wielu godzin na szukaniu jednego dokumentu,
Po drugie, oszczędność nerwów – nie trzeba martwić się, ze ważny dokument po prostu zniknął – wszystko mamy pod ręką.
Po trzecie, usprawnienie komunikacji wewnątrz firmy – dzięki czemu wprowadzony zostaje ład i porządek,
Po czwarte zwiększenie wydajności pracy – pracownicy mogą zająć się tym, co naprawdę istotne, a nie przeszukiwaniem segregatorów w celu znalezienia dokumentu sprzed lat, który np. koniecznie muszą wysłać klientowi lub do urzędu.
Bezpieczeństwo i komfort pracy
Dobre archiwizowanie dokumentów do gwarancja bezpieczeństwa. Archiwum medyczne, archiwum spraw sądowych, archiwum klientów, dokumentów firmowych, faktur, zgód i wielu innych daje możliwości absolutnej kontroli nad przepływająca w firmie dokumentacją. Archiwizacja pozwala również na przechowywanie dokumentacji w pełnym porządku, co gwarantuje przejrzystość działań w przedsiębiorstwie i większa wydajność pracy. Brak stresów podczas poszukiwań bardzo ważnych dokumentów to kolejna ważna kwestia. Jeżeli chcesz zapewnić swojej firmie dobre funkcjonowanie wewnętrzne, spokój wśród pracowników, być może warto rozważyć współprace z firmą, która pomoże w porządkowanie dokumentów? Skanowanie dokumentów i segregowanie ich to czas stracony dla przedsiębiorcy, który w tym czasie może uzyskać dla firmy bardzo dobry kontrakt czy nawiązać owocną współprace. Dlatego właśnie takimi sprawami powinna zająć się firma odpowiednio do tego przygotowana i przeszkolona.
