Jednym z podstawowych obowiązków każdego, kto prowadzi własną działalność gospodarczą, jest zajmowanie się księgowością, podatkami, rozliczanie się z urzędem skarbowym. I ten, kto choć raz miał z tym do czynienia, wie, jak to jest uciążliwe. Rozwiązaniem, na które większość osób się decyduje, jest skorzystanie z usług biura rachunkowego. A co zrobić, aby ta współpraca przebiegała bezproblemowo?
Biuro rachunkowe a samodzielna księgowość
Zanim przejdziemy do tego, jak współpracować z księgową, chcielibyśmy się zastanowić, co się bardziej opłaca: samodzielna księgowość, czy biuro rachunkowe.
Argumentem, który często przemawia za tą pierwszą opcją, jest oszczędność i to na tym chcielibyśmy się skupić. Dlaczego? Ponieważ oszczędność jest pozorna. Zaznajomienie się z przepisami, bieżące zajmowanie się księgowością zajmuje dużo czasu, nierzadko jest powodem frustracji. Często i tak musisz skorzystać z jednorazowych konsultacji, za które trzeba zapłacić. A gdy popełnisz błąd, bądź zapomnisz o uregulowaniu należności, wysłaniu dokumentów, kary mogą znacznie przewyższyć koszt obsługi podatkowej.
Księgowa z doświadczeniem i odpowiednimi kwalifikacjami to dla ciebie oszczędność czasu, a koszty usługi dopasowujesz do swoich potrzeb i wielkości firmy. Dlatego, gdy zakładasz firmę, znalezienie biura rachunkowego to podstawa.
Współpraca z księgową, biurem rachunkowym
Masz dwie opcje: zatrudnić księgową na umowę o pracę/umowę cywilno-prawną lub zlecić prowadzenie księgowości biurom rachunkowym w ramach outsourcingu. I, jeśli nie zarządzasz dużą firmą, zatrudniającą kilkudziesięciu pracowników, to pierwsze rozwiązanie nie będzie dla ciebie opłacalne.
Ofert biur rachunkowych najczęściej podzielona jest na takie obszary jak:
- księgowość;
- kadry i płace;
- doradztwo podatkowe;
- doradztwo biznesowe.
Księgowa zajmuje się prowadzeniem ksiąg handlowych (pełna księgowość), Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, a także ryczałtu ewidencjonowanego (ewidencja przychodów). M.in. wprowadza dokumenty księgowe, sporządza miesięczne deklaracje oraz zeznania podatkowe. Jeśli zatrudniasz pracowników, może zająć się sprawami kadrowymi (urlopy, nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy, kontrola nad aktualnością szkoleń BHP i badań lekarskich).
A co będzie twoim obowiązkiem? Gromadzenie i przesyłanie dokumentów sprzedażowych, faktur, umów, a także regulowanie należności z urzędem skarbowym. Oczywiście, księgowa będzie ci o tym przypominać, tak jak i o upływających terminach na złożenie dokumentów, aczkolwiek, aby współpraca przebiegała dobrze, musisz wywiązywać się z tych nielicznych obowiązków.
Biuro rachunkowe – co jest ważne podczas wyboru?
Wybierając biuro rachunkowe, musisz oczywiście zwrócić uwagę na takie kwestie jak doświadczenie i zakres usług, aczkolwiek my skupimy się na tych aspektach, które wpływają na współpracę. Obecnie większość księgowych oferuje możliwość wysyłania dokumentacji przez internet, co znacznie usprawnia wiele procesów, aczkolwiek dopytaj wcześniej, w jaki dokładnie sposób się to odbywa. Oprócz tego czasami konieczna jest wizyta osobista w biurze rachunkowym, dlatego dobrze byłoby, aby nie znajdowało się ono kilka godzin jazdy od twojego miejsca pracy.
W trakcie współpracy zwróć też uwagę, jak szybko księgowa odpowiada na twoje pytania, załatwia sprawy. Jeśli kilkukrotnie musisz przypominać o tej samej rzeczy, może czas zmienić biuro rachunkowe?
